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O que faz um Assistente Administrativo?

O que faz um Assistente Administrativo?


Um dos cargos mais procurados por quem presta concurso público, o Assistente em Administração (Assistente em Administração) é uma peça fundamental para o funcionamento de um órgão público. Ao longo deste artigo ficará claro para você qual é a função desse assistente. Para isso, utilizarei como exemplo as atividades desempenhadas nas Universidades Federais. 

Funções Auxiliar Administrativo
Mulher assinando formulário no escritório. (Foto: ErnestoEslava/Pixabay.com)

Nós, funcionários nos cargos administrativos, normalmente executamos a gestão das empresas e órgãos públicos. Isso quer dizer que podemos trabalhar com finanças, pessoas, materiais, contabilidade etc... Ou seja, nossa função é genérica e depende muito do setor onde trabalharemos.

No meu caso, como atualmente trabalho com materiais, faço o controle dos estoques, vejo o que estamos precisando comprar através do levantamento da demanda dos demais departamentos, entrego materiais nesses setores etc.

Quando trabalhava com pessoas, na Prefeitura de Nova Iguaçu, eu dava orientações, emitia declarações, analisava processos, lavrava certidões, marcava férias dos funcionários, entre outras tarefas. Se eu trabalhasse com transportes, registraria os técnicos, professores e alunos que tem carros, agendaria os carros oficiais (viaturas), cuidaria do abastecimento e da manutenção destes, do registro de vagas no estacionamento etc... 





Em resumo, vamos pensar assim: tudo o que não fizerem o médico; o professor; o eletricista; o policial; o programador [...] nós quem fazemos. Nós preparamos a estrutura pro evento acontecer. Se o professor dá aula, um funcionário garantiu a compra do giz, a organização das cadeiras, o agendamento da sala etc.; se um policial faz uma ronda, um assistente administrativo (ou militar exercendo a função administrativa, nesse caso) cuidou do abastecimento da viatura, outro montou o processo da compra das armas e dos coletes, outro agilizou o pagamento do salário, elaborou a escala... assim por diante.

Acho que você já entendeu o que fazem os Assistentes em Administração, né? Somos profissionais responsáveis pela atividade MEIO. Ou seja, para que uma atividade FIM seja executada, prepararemos tudo para que ela possa acontecer. 

Caso tenha pintado a curiosidade de visualizar "de perto" essa rotina, assista a esse vídeo que postei no youtube para conhecer o cotidiano da função administrativa numa universidade federal: 


O que mais os assistentes administrativos fazem na Universidade?


Como eu disse antes, você poderá trabalhar em diversos setores dentro de uma Universidade Federal (ou Instituto Federal, Cefet, Colégio Pedro II.. cujos cargos pertencem à mesma carreira), então, além das funções exercidas por mim que você acabou de assistir, o que mais podemos fazer nesses órgãos públicos?


Abaixo, uma lista de setores e funções simplificadas para clarear sua mente: 


Biblioteca - Para quem não é Bibliotecário, uma das funções mais sossegadas da universidade... Se você for lotado nesse setor, entre outras tarefas, trabalhará com atendimento de alunos, fará emissão de "Nada Consta", dará entradas e saídas de livros, fará algumas pesquisas etc. Pra quem gosta de silêncio deve ser o melhor lugar para trabalhar risos;

Restaurante Universitário - Caso seu local de trabalho seja o famoso "RU", as funções principais serão a aquisição de alimentos, a organização de estoque, a divulgação diária do cardápio, a administração dos tíckets (quando esse for o sistema da sua IFES já que em alguns lugares, como a Universidade Federal Fluminense onde estudo, a carteirinha de aluno serve para o ingresso no restaurante); 

Setor de Transportes - O Governo Federal pretende não possuir mais viaturas oficiais e implementar uma espécie de terceirização apelidada pela imprensa de "uber do serviço público". Porém, enquanto os órgãos da Rede Federal de Ensino possuírem viaturas oficiais, os servidores lotados nos setores de transporte atuarão no controle de planilhas, no atendimento a outros servidores, no agendamento de viaturas para missões oficiais como a entrega de documentos em outros órgãos, agendamento de viagens para projetos (nas universidades há muitos congressos, simpósios, seminários e os professores estão sempre solicitando ônibus e vans para viajar com os alunos) etc.;

Secretaria - Podemos entender esse termo de duas formas: uma secretaria de orientação, onde o servidor atua basicamente como recepcionista; ou um setor de assessoramento dos chefes e diretores. Nesse momento, falo daquela secretaria mais "recepção", já que quem atua na outra normalmente é o cargo de Secretário Executivo, de Nível Superior, ou qualquer outro técnico-administrativo com uma Função Gratificada... O funcionário, numa Secretaria, faz atendimento ao público no balcão, dá orientações, atende telefonemas, efetua agendamento de salas etc. Normalmente, nesse setor você trabalha com professores, alunos, servidores e também público externo; 

Departamentos Acadêmicos - Normalmente, existe um departamento para cada curso. Por exemplo: Departamento de História; Departamento de Ciências Jurídicas; Departamento de Ciências da Computação... É nesses lugares que é feito o controle dos documentos dos alunos (históricos, declarações etc.) e o servidor também dá orientações aos alunos, faz outros atendimentos, tem acesso aos "quiosques" para inserção e tratamento de dados;


Diretorias Administrativas, Coordenações, Chefias - Setores administrativos não tem professores e cuidam da parte estrutural da universidade. O Assistente lotado neles cuidará do recebimento e envio de e-mails, do agendamento de reuniões, fará telefonemas e muitas vezes receberá e encaminhará processos. Nesses setores é mais comum o trâmite de processos do que nos que citei anteriormente; 

Setor de Contratos - Esse é um dos setores com menor contato com público externo, porém é bastante procurado por empresas que prestam serviço à universidade, para tratar de assuntos referentes aos contratos, ou mesmo desejam orientações sobre como participar das licitações. Os servidores técnico-administrativos lotados nesse setor atuam na elaboração de termos de referência, fazem o gerenciamento de risco das contratações e trabalham bastante com a análise processual.

Esses foram alguns exemplos de lotação e do impacto que ela tem nas funções que você, futuro servidor público, exercerá. Quem está lotado no cargo de Auxiliar Administrativo exerce basicamente as mesmas funções, teoricamente num nível menor de complexidade. Porém, é importante ressaltar que o Decreto nº 9.262, de 9 de Janeiro de 2018 extinguiu o cargo de Auxiliar em Administração da carreira das IFES. Provavelmente, não teremos mais concurso público para esse cargo.

Acho que já deu pra exemplificar bastante, né? É um cargo beeem versátil, com uma amplitude de funções enormes! Espero ter ficado claro que a função depende mais da lotação do que do cargo em si. Com esses exemplos já dá pra você pensar no setor que gostaria de trabalhar: se gosta mais de atendimento ou de lidar com papéis, se prefere atender alunos, servidores ou público em geral etc.

Encerrando a postagem, deixo você com esse outro vídeo onde mostro mais sobre a rotina do cargo e faço outras considerações sobre o assunto:


Espero ter ajudado!


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Universidade Federal

Até a próxima,
Fui!

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